Les agences événementielles garantissent des prestations personnalisées et de haute qualité. Pour y arriver, elles se basent sur les expertises complémentaires de différents professionnels. Les actions sont alors articulées autour de trois principaux domaines afin de s’accorder aux spécificités des demandes des clients.
Le conseil
Vous avez un événement à planifier et vous avez sans doute déjà des idées sur ce que vous voulez. En contactant des professionnels, vous aurez l’opportunité d’exposer clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre. Leur mission première consiste à vous écouter dans l’optique de comprendre ce que vous attendez d’eux.
Le conseil est un domaine d’expertise essentiel dans l’événementiel car il garantit l’adéquation des détails. Vous êtes libre d’émettre vos avis tout au long du projet et de faire part d’éventuelles modifications à votre interlocuteur qui se chargera d’ajuster ses conseils à vos nouvelles attentes.
Pour cela, vous devrez définir les lignes directrices et les raisons d’être de l’événement : avez-vous besoin de vous faire connaître ? Cherchez-vous à étoffer votre portefeuille client ? Avez-vous de nouveaux produits/services à mettre sur le marché ? Quelles sont vos cibles ? Y a-t-il une raison particulière quant au choix de vos dates ? Ce sont autant d’informations qui aideront les agents événementiels à définir les contours de l’événement qu’ils vont créer de A à Z.
Les premiers échanges servent de base à des conseils sur-mesure. Il est préférable de prendre rendez-vous et donc d’en discuter de vive voix mais il est également possible de discuter par échange de courriers électroniques si vous le préférez.
Les professionnels de l’événementiel ne vont pas vous imposer leurs idées mais vous orienter vers les manières les plus pertinentes d’assurer le succès de votre événement. Cela inclut de nombreux domaines comme le choix du lieu, les animations à prévoir, les prestataires à privilégier, les options qui permettent de susciter des émotions auprès des participants, la sécurité….
En cas d’imprévu, les conseils des professionnels vous aideront à rebondir et à assurer la continuité de l’organisation en vous proposant des alternatives efficaces. Vous bénéficiez ainsi d’un accompagnement privilégié.
La stratégie de communication
Un événement réussi doit avant tout faire parler de lui en amont. En ce sens, il est indispensable d’adopter une stratégie communicationnelle percutante. Le rôle des professionnels en charge de votre projet commencera donc par l’identification et la compréhension des profils ciblés. A partir de là, il sera plus simple d’élaborer une campagne de communication qui prend du sens pour les destinataires du message.
Ce domaine est très complexe car le moindre détail compte : le champ sémantique, la longueur des textes, les couleurs associées à l’événement, les illustrations choisies, le type de vidéos. Ajoutez à cela qu’il faut bien définir les canaux de communication à privilégier selon la nature l’événement, les cibles et l’endroit où il aura lieu. La communication événementielle nécessite donc une analyse approfondie pour avoir la certitude de toucher les cibles au moment opportun.
Les professionnels se tournent vers les technologies de pointe afin de donner forme à leurs idées dans le respect le plus strict des directives que vous aurez préalablement fournies. Les propositions sont inventives pour vous garantit un maximum d’originalité. C’est la base permettant d’adapter l’approche aux particularités de votre événement. La communication est ainsi peaufinée sur le fond comme sur la forme dans le but de raconter une histoire, la vôtre en l’occurrence.
La gestion de projets
Chaque projet est unique à sa façon. En plus des événements sportifs, des salons et foires prises en charge par les agences spécialisées, il est également possible d’organiser des animations dans des centres commerciaux. Ce dernier exemple fait autant appel au marketing événementiel qu’au marketing émotionnel, ce qui exige une orchestration infaillible. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet ici https://www.doubleje.fr/ si cela vous intéresse.
Les différents intervenants sont sollicités depuis les ébauches du projet jusqu’à la fin de l’événement. Ils sont donc chargés de trouver les idées qui font mouche et sont amenés à piloter l’ensemble des prestations conformément aux détails validés par le client.
Il revient à l’agence de sélectionner les différents prestataires et animateurs possédant les compétences nécessaires à la concrétisation de l’événement. Il ne s’agit pas seulement de promouvoir une marque ou une enseigne mais d’inciter les participants, voire les passants à la consommation puis la fidélisation. Dans le cas spécifique des animations au sein des espaces commerciaux, le projet devra optimiser la fréquentation des lieux et donc augmenter le volume de ventes.
En tant que client, vous ne vous occupez pratiquement de rien. Vous conservez un droit de regard sur ce qui se prépare mais vous déléguer l’ensemble des tâches à l’agence. Vous n’avez pas à vous soucier des mises en scène. Vous ne vous occupez pas directement des démarches publicitaires. C’est l’agence qui prend les aspects technique, communicationnel et logistique en mains. Elle peut aussi se charger de mesurer les impacts de l’événement et de collecter les avis des participants.
L’événementiel c’est donc bien plus que les paillettes et autres facettes festives que l’on voit. C’est un travail d’équipe qui exige beaucoup d’organisation et de savoir-faire dans trois pôles distincts mais interdépendants.